E-faktúra vs. Peppol: Rozdiel a význam pre SAP systémy
Legislatíva sa mení, technológie napredujú a v diskusiách o firemných procesoch čoraz častejšie rezonujú pojmy ako "e-faktúra", "štruktúrované dáta" či "Peppol". Často sa však používajú nesprávne alebo sa zamieňajú. Ak chcete pripraviť svoj SAP systém na budúcnosť, musíte rozumieť základnému rozdielu: jedno je obsah, druhé je cesta.
V tomto článku sa pozrieme na to, čo tieto pojmy znamenajú v praxi a prečo by PDF faktúra v e-maile mala byť minulosťou.
E-faktúra vs. Peppol: Rýchle vysvetlenie
Aby sme v tom mali jasno hneď na začiatku, použijme jednoduchú analógiu:
E-faktúra je ako list napísaný v jazyku, ktorému rozumejú počítače. Je to samotný obsah zásielky.
Peppol je ako poštový systém. Je to bezpečná infraštruktúra, ktorá zaručí, že sa tento list dostane od vás k adresátovi bez toho, aby sa stratil alebo ho niekto cestou čítal.
Poďme si to rozobrať detailnejšie.
1. Čo je to E-faktúra? (A prečo to nie je PDF)
Väčšina firiem dnes žije v presvedčení, že fakturujú elektronicky, pretože posielajú faktúry ako PDF prílohu v e-maile. Z pohľadu moderných systémov a novej legislatívy (EÚ iniciatíva ViDA) to však nie je pravda.
PDF je len digitálny papier. PDF súbor je v podstate obrázok. Človek ho prečíta ľahko, ale pre počítač (váš SAP) je to len zhluk bodiek alebo textu bez kontextu. Aby ste takúto faktúru dostali do účtovníctva, musí ju účtovníčka otvoriť, prečítať a ručne prepísať údaje do systému. Alebo musíte použiť chybové OCR skenovanie.
Skutočná e-faktúra sú dáta (XML). Skutočná elektronická faktúra je súbor so štruktúrovanými dátami (najčastejšie vo formáte XML, UBL alebo CII).
V tomto súbore je každá informácia presne označená "tagom".
Počítač presne vie, ktoré číslo je Suma bez DPH, ktoré je Dátum dodania a ktoré je IBAN.
Výsledok? Keď takáto faktúra dorazí do vášho SAP systému, systém ju dokáže automaticky načítať, spárovať s objednávkou a predpripraviť na zaúčtovanie. Bez zásahu ľudskej ruky.
Upokojenie pre používateľov - nie je všetko len o strojoch.
Aby sa ale účtovníčky, referenti či schvaľovatelia (inými slovami dotknuté osoby) nevyplašili, je potrebné uviesť, že systém myslí aj na bežných používateľov. K XML súboru (samotnej e-faktúre) je totiž možné pripájať aj prílohy čitateľné pre človeka.
Týmito prílohami môže byť vizualizácia faktúry (najčastejšie bežný PDF formát) alebo podporné dokumenty, akými sú napr. dodacie listy, preberacie protokoly, prípadne objekty, na ktoré sa faktúra odkazuje. Hoci sú tieto prílohy užitočné, systém ich nevie automaticky spracovať tak dobre ako XML dáta. Slúžia preto primárne ako podpora a vizuálna pomôcka pre človeka.
2. Čo je to Peppol? (Vaša digitálna diaľnica)
Ak už máte vygenerovanú e-faktúru (XML súbor), musíte ju doručiť obchodnému partnerovi. Posielať XML súbory bežným e-mailom je bezpečnostné riziko a v mnohých krajinách to už ani nie je povolené pre styk so štátom.
Tu prichádza na scénu Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line).
Nie je to softvér, ktorý si nainštalujete na plochu. Je to medzinárodná sieť, ktorá prepája tisíce firiem a vládnych inštitúcií. Funguje na podobnom princípe ako mobilná sieť:
Vy sa pripojíte do siete cez svojho "operátora" (tzv. Access Point).
Váš obchodný partner je pripojený cez svojho operátora.
Vy pošlete faktúru a sieť sa postará o to, aby bezpečne dorazila priamo do systému vášho partnera.
Hlavné výhody siete Peppol:
Jeden prístup pre všetkých: Nemusíte budovať technické prepojenie s každým dodávateľom zvlášť. Stačí vám jedno pripojenie do Peppolu a dosiahnete na kohokoľvek v sieti (či už je to firma v Nemecku alebo úrad na Slovensku).
Overená identita: V sieti Peppol neexistuje spam ani falošné faktúry. Každý účastník je overený cez svoje Peppol ID.
Statusy doručenia: Viete presne, kedy bola faktúra doručená a prijatá.
Čo to znamená pre váš SAP systém?
Prechod na e-faktúru a Peppol nie je len o splnení zákonnej povinnosti. Je to obrovská príležitosť pre vaše IT a finančné oddelenie.
Systémy SAP (či už SAP S/4HANA alebo SAP ECC) sú na prácu so štruktúrovanými dátami stavané.
Odosielanie: Váš SAP systém vygeneruje XML súbor namiesto tlače papiera a cez konektor ho pošle do siete Peppol.
Prijímanie: Keď vám dodávateľ pošle faktúru cez Peppol, tá sa objaví priamo vo vašom SAPe (napr. v eDocument Cockpit), kde sa automaticky spustia kontroly a schvaľovací proces.
Záver: Nebojte sa zmeny
Rozdiel medzi "posielaním PDF" a "e-fakturáciou cez Peppol" je ako rozdiel medzi hodením listu do schránky a poslaním instantnej správy na WhatsAppe. Prvá cesta je pomalá a neistá, druhá je okamžitá a potvrdzuje doručenie.
Ak uvažujete o tom, ako tieto technológie integrovať do vášho konkrétneho prostredia SAP, je dôležité začať analýzou vašich súčasných procesov.
Máte ďalšie otázky? Neváhajte sa s nami spojiť
Rozumieme, že teória je jedna vec, ale prax vo vašom konkrétnom SAP systéme môže prinášať špecifické výzvy. Či už vás zaujíma technická stránka prepojenia na S/4HANA, možnosti pre staršie systémy ECC, alebo len potrebujete poradiť s legislatívnym rámcom, sme pripravení vám pomôcť.
Neostávajte na pochybách. Dohodnite si s nami krátku, nezáväznú konzultáciu, kde preberieme vašu aktuálnu situáciu a navrhneme ďalšie kroky.
[Kontaktujte nás] alebo nám napíšte priamo na info@neoxx.sk.
Prihlásiť sa na odber noviniek
Prihlás sa na odber nášho newslettera a maj vždy čerstvé informácie po ruke. Dozvieš sa ako prvý o novinkách, zaujímavostiach a užitočných tipoch. Nenechaj si ujsť nič dôležité!